Plane dein Dinner- oder Catering-Event – minutengenau & kostenlos

Unser Tool ist speziell für zeitkritische Events entwickelt – und Dinner-Planung ist zeitkritisch. Du siehst deinen Ablauf auf einer visuellen Timeline, kannst Blöcke per Drag & Drop verschieben und erhältst automatische Zeitberechnungen.

In 4 Schritten zum perfekten Dinner-Ablaufplan

Schritt 1: Rahmen festlegen
Definiere Start- und Endzeit deines Events. Beispiel: Dinner von 19:00 bis 23:00 Uhr. Der Ablaufplaner zeigt dir die Gesamtdauer automatisch an.

Schritt 2: Event-Blöcke anlegen
Erstelle Blöcke für jeden Programmpunkt: Empfang, Welcome-Drinks, Vorspeise, Hauptgang, Dessert, Kaffeepause, Reden, Musik. Nutze unterschiedliche Kategorien wie Service, Entertainment, Pause.

Schritt 3: Zeiten anpassen
Gib für jeden Block die Dauer ein. Beispiel: Welcome-Drinks 30 Min, Vorspeise 45 Min. Der Planer berechnet automatisch Endzeiten und Gesamtdauer. Du siehst sofort, ob dein Timing aufgeht.

Schritt 4: Feinschliff und Export
Verschiebe Blöcke per Drag & Drop, ergänze Notizen wie Küche informieren oder Weinempfehlung, füge Zeitpuffer ein. Exportiere den Plan als PDF oder teile ihn mit deinem Team.

Visuell, nicht nur tabellarisch

Anders als Excel oder Google Sheets zeigt dir der Planer deinen Ablauf als Timeline. Du siehst auf einen Blick, welche Phasen länger dauern, wo Pausen sind und ob das Timing realistisch ist. Das ist besonders wertvoll bei komplexeren Events wie Run of Show Planungen.

Aus der Praxis: Diese Tipps helfen dir, deinen Ablauf realistisch und gästefreundlich zu gestalten.

Zeitpuffer einplanen

Plane 10-15% Puffer auf die Gesamtdauer. Gäste kommen später, Gespräche dauern länger, Service braucht mehr Zeit. Besser, du hast am Ende 20 Minuten übrig, als dass du in Zeitnot gerätst.

Service-Zeiten realistisch kalkulieren

Ein Gang für 50 Personen braucht mindestens 5-10 Minuten Service-Zeit. Bei 100 Personen eher 10-15 Minuten. Plane das ein – sonst steht das Essen auf dem Tisch, bevor alle Gäste sitzen.

Gang-Takt nicht zu eng

Zwischen zwei Gängen sollten mindestens 30-40 Minuten liegen inklusive Service. Wenn du schneller bist, fühlen sich Gäste gehetzt. Wenn du langsamer bist, wird es langweilig. Teste verschiedene Timings im Planer.

Kommunikation mit der Küche

Die Küche braucht klare Zeitfenster: Wann wird serviert? Wann ist Pause? Wann kommt die Rede? Exportiere deinen Plan und teile ihn mit dem Catering-Team – so sind alle synchron. Die Konferenzplanung folgt ähnlichen Koordinationsprinzipien zwischen Küche und Event-Team.

Rahmenprogramm clever einbauen

Reden, Musik oder Entertainment funktionieren am besten zwischen den Gängen – nicht während des Essens. Nutze die Zeit nach Vorspeise oder Hauptgang für Programmpunkte. Unsere Workshop-Planung zeigt ähnliche Prinzipien. Auch bei der Konferenzplanung und im allgemeinen Ablaufplaner finden sich bewährte Timing-Prinzipien.

Getränke-Service nicht vergessen

Plane separate Blöcke für Weinbegleitung, Wassernachschub und Digestifs ein. Das gehört zum Gesamt-Timing und kann 5-10 Minuten pro Gang kosten.

Hochzeiten & Private Feiern

Plane Empfang, Sektempfang, Dinner, Reden, Tortenanschnitt, Tanz und Mitternachtssnack. Hochzeiten haben oft 6-8 Stunden Laufzeit – umso wichtiger, dass das Timing stimmt. Mit dem Ablaufplaner behältst du den Überblick. Eine speziell auf Hochzeiten zugeschnittene Variante findest du im Hochzeit-Ablaufplaner.

Firmenevents & Gala-Dinner

Firmenevents kombinieren oft Dinner mit Präsentationen, Award-Verleihungen oder Networking-Phasen. Plane alles in einem Tool – von der Keynote bis zum Get-together. Für Firmenfeiern jeder Größe lohnt sich der Blick auf den Firmenfeier-Ablaufplaner.

Catering bei Konferenzen

Konferenzen brauchen Lunch-Breaks, Kaffeepausen und Networking-Buffets. Plane diese parallel zu Sessions und Vorträgen. Nutze unsere Konferenzplanung für mehrtägige Events.

Buffet-Events & Food Stations

Bei Buffets oder Food Stations planst du Opening-Zeiten, Nachfüll-Rhythmen und Abbau. Auch hier hilft der Planer, Küche und Service zu koordinieren.

Caterings mit Workshop-Charakter

Kochkurse, Wine & Dine, Food Pairings – Events, bei denen Essen und Programm verschmelzen. Plane Input-Phasen, Verkostungen und Pausen im gleichen Tool. Ähnlich wie bei Session-Planung mit Interaktions-Elementen.

Zu wenig Zeitpuffer

Der häufigste Fehler: Du planst 19:00 Uhr Start und 23:00 Uhr Ende mit vier Gängen à 30 Minuten. Klingt gut – aber du vergisst Service-Zeiten, Pausen und Redner. Plötzlich läufst du 30 Minuten hinterher. Lösung: Plane mindestens 10% Puffer auf die Gesamtdauer.

Service-Zeiten unterschätzen

Ein Gang für 80 Personen ist schnell gekocht – aber das Servieren dauert. Plane 5-10 Minuten pro Gang nur für den Service ein. Bei großen Events über 100 Personen eher 10-15 Minuten.

Keine Pausen zwischen Gängen

Wenn du Gänge direkt hintereinander servierst, haben Gäste keine Zeit für Gespräche oder Netzwerken. Plane 5-10 Minuten Pause zwischen Vorspeise und Hauptgang, 10-15 Minuten vor dem Dessert.

Rahmenprogramm zur falschen Zeit

Reden während des Essens? Musik während der Rede? Beides stört. Plane Programmpunkte immer zwischen den Gängen – zum Beispiel nach Vorspeise oder vor Dessert.

Keine Abstimmung mit der Küche

Die Küche plant anders als du. Wenn du keine festen Zeiten kommunizierst, wird zu früh oder zu spät serviert. Teile deinen Ablaufplan frühzeitig – am besten 1-2 Wochen vor dem Event.